Integritetspolicy | Nordkastell

Kort sagt

Meddelanden, filer, kalendrar och annat i er arbetsyta lagras på er egen server, inte i en gemensam databas hos Nordkastell.
Vi har ditt kundkonto och enkla hälsosiffror från servern, inte ert innehåll.
Vi säljer inte personuppgifter och använder dem inte för reklam eller för att träna AI-modeller.

Vem som ansvarar

Nordkastell drivs av H5 Förnyelsebyrå AB. Vi är personuppgiftsansvariga för den här webbplatsen och för ditt kundkonto.

För allt i arbetsytan är er organisation personuppgiftsansvarig och vi är ert personuppgiftsbiträde. Ni bestämmer vem som får tillgång och vad som läggs in. Vi hanterar uppgifterna bara för att driva servern och apparna ni har bett om. Ett personuppgiftsbiträdesavtal finns att få på begäran.

Vad vi samlar in och varför

I våra egna system finns:

Ditt kundkonto: namn, e-postadress och roll. Lösenord sparas i en form som inte går att läsa tillbaka.
Inloggningar: IP-adressen och webbläsaren en inloggning gjordes från. De löper ut av sig själva.
Inloggning med Google eller GitHub, om du använder det: namnet, e-postadressen och bilden på det kontot.
Ansökningar om tidig tillgång: det du fyller i formuläret: namn, e-post, telefon, företag, teamstorlek, vilka appar du är intresserad av, vad ni främst vill använda dem till, vilken region ni föredrar, er tidsplan, ert intresse för AI, vad ni använder i dag och om och varifrån ni vill ha hjälp att flytta. Vi sparar också ansökans status, våra egna anteckningar om den och inbjudningskoden vi skickar dig.
Serverns hälsa: siffror som processor-, minnes- och diskanvändning, och en logg över vad vi har gjort på servern, till exempel installerat eller uppdaterat en app. Siffror, inte innehåll.
Fakturering, när den kommer igång: vilken plan och vilka appar du betalar för, och dina fakturor.

Konto- och serveruppgifter behandlar vi för att leverera tjänsten du har tecknat (vårt avtal med dig). Övervakning och säkerhetsloggar grundar sig på vårt berättigade intresse av en tjänst som fungerar. En ansökan om tidig tillgång grundar sig på ditt samtycke, som du kan ta tillbaka när som helst genom att skriva till oss. Fakturor sparar vi för att bokföringslagen kräver det.

Den här webbplatsen

Webbplatsen använder inga kakor och inga spårare från tredje part, och därför finns ingen kakbanner. Vi räknar besök själva, på vår egen server.

För varje besök sparar vi sidan, webbplatsen du kom från, språket, landet, typ av webbläsare och enhet, och hur länge sidan var öppen. Din IP-adress sparas aldrig, och ingenting lagras på din enhet. Besök går inte att koppla ihop från en dag till nästa. Skickar din webbläsare Do Not Track eller Global Privacy Control samlar vi inte in något alls.

Uppgifter på din server

Er arbetsyta är en server som vi sätter upp och sköter åt er. Allt ert team lägger in i apparna lagras på den servern och kopieras inte till något centralt system hos Nordkastell. Lösenord och nycklar ni ger en app, till exempel för att koppla in en kalender eller en e-postlåda, sparas också där.

Eftersom vi sköter servern kan vår personal nå den för att installera och uppdatera appar och rätta fel. Den åtkomsten använder vi för att driva maskinen, inte för att läsa det som finns på den.

När vi felsöker kan vår personal hämta de senaste raderna ur serverns loggar via vår plattform: upp till 1 000 rader per app, plus loggarna från webbservern och från vår agent på maskinen. Loggar kan innehålla personuppgifter, till exempel e-post- eller IP-adresser. Plattformen visar dem för vår personal och sparar dem inte.

E-post

E-post från er arbetsyta, till exempel inloggningslänkar, lösenordsåterställningar, inbjudningar till arbetsytan och Almas mötesinbjudningar, skickas av vår plattform via Loopia. En mötesinbjudan från Alma kan gå till personer utanför er arbetsyta, och den innehåller deras namn och adress, värdens namn, mötets titel och föreslagna tider, en eventuell anteckning från värden och länkar för att svara. Plattformen skickar varje meddelande vidare och sparar det inte.

AI-funktioner

AI-appen är frivillig. Inget går till en AI-leverantör förrän er arbetsyta installerar den och kopplar in ett AI-konto, antingen en persons eget Claude- eller ChatGPT-konto eller en AI-nyckel för arbetsytan. Därefter skickas det AI:n arbetar med till Anthropic (för Claude) eller OpenAI (för ChatGPT), båda i USA:

Det man frågar Reda, och det innehåll i arbetsytan som Reda läser för att svara, till exempel meddelanden, kalendrar eller timmar den slår upp åt personen.
Elevers svar på ett prov i Tempa, när läraren använder automatisk rättning, tillsammans med frågan och dess bedömningsmall. Elevens namn skickas inte.
Inkommande e-post, när arbetsytan sätter upp en e-postassistent i AI-appen.

Vad leverantören gör med uppgifterna styrs av dess egna villkor för det inkopplade kontot.

Playgrounden

Playgrounden, vår öppna demoarbetsyta, delas av alla besökare och töms varje natt. Lägg inte in något på riktigt där.

Snacka-apparna

Snacka, vår app för chatt och videosamtal, finns också som telefonapp för iPhone och Android och som skrivbordsapp för Windows, Mac och Linux. Apparna ansluter till er arbetsytas egen server, samma som webbversionen använder, och du loggar in med kontot du har fått av er arbetsyta. Allt under uppgifter på din server gäller även apparna. Här står det som skiljer en app från webbversionen.

Vad apparna ber om

I en telefon eller en Mac frågar systemet dig innan appen får använda kameran, mikrofonen eller notiser, och du kan ändra dig i inställningarna.

Kameran: för videosamtal, och i telefonappen för att ta en bild att skicka i ett meddelande.
Mikrofonen: för samtal.
Notiser: för att säga till om nya meddelanden och samtal, som det står nedan.
Bilder och filer: telefonappen öppnar telefonens egen väljare när du bifogar en bild eller en fil eller väljer profilbild, och bara det du väljer skickas. Den läser aldrig ditt bildbibliotek på egen hand.
Vid samtal i Android använder appen också Bluetooth för headset, håller telefonen vaken och visar inkommande samtal över låsskärmen.

Apparna ber inte om din plats eller dina kontakter.

Vad som sparas på enheten

Telefonappen sparar din inloggning i telefonens egen lagring för kakor, precis som en webbläsare. När du loggar ut avslutas inloggningen på er server.

I telefonens säkra lagring (nyckelringen i en iPhone, krypterad lagring i Android) sparar appen arbetsytans adress, ett slumpat id för just den här installationen, om du vill ha ljust eller mörkt tema, de emojier du har använt senast, vilken konversation med Reda du hade öppen senast (i ett dygn) och meddelanden du har skrivit men som inte har skickats än, tills de har gått iväg.

För att öppnas snabbt har appen en kopia av kanallistan och arbetsytans medlemslista, med namn, e-postadresser och bilder, i sin cache. Bilder, videor och filer du öppnar hamnar också i cachen. När du loggar ut raderas kopian av listorna och meddelanden som inte har skickats. Cachade bilder och filer ligger kvar tills telefonen rensar cachen eller du tar bort appen. Själva meddelandena finns bara i minnet medan appen är igång, och utkast sparas på er server, inte i telefonen.

Skrivbordsappen sparar arbetsytans adress i sina inställningar och i övrigt det som webbversionen sparar i en webbläsare: din inloggning, ett slumpat id för installationen, vilken kamera, mikrofon och högtalare du har valt, layout, tema och språk, och webbläsarens cache.

Notiser i telefonen

För att en telefon ska visa en notis måste den gå via Apple (i en iPhone) eller Google (i Android). En notis om ett meddelande innehåller det du ser på låsskärmen: avsändarens namn, kanalens namn och hela meddelandets text. Telefonappen Snacka ber om lov att visa notiser när någon loggar in, och notiser om meddelanden går bara till en telefon som tillåter dem.

Samtal fungerar annorlunda i en iPhone. Appen registrerar sig för inkommande samtal så fort någon loggar in, utan att fråga, så ett samtal till den personen går alltid via Apple, med namnet på den som ringer.

Telefonens notisadress sparas på er server, tillsammans med ditt konto. Varje notis till en telefon går via vår plattform på väg till Apple eller Google, eftersom plattformen har appens inloggningsuppgifter hos dem. Plattformen ser notisen som den skickas, tillsammans med telefonens notisadress och dess antal olästa, skickar den vidare och sparar den inte. Ingen annan notistjänst är inblandad. Notiser i skrivbordsappen visas av datorn själv, och notiser i webbläsaren krypteras så att webbläsarens tillverkare inte kan läsa dem.

Samtal

Ljud och bild i ett samtal går mellan appen och er egen server, som skickar dem vidare till de andra i samtalet. Om ett nätverk stoppar en direkt anslutning går de via ett relä som också körs på er server. De passerar aldrig något annat företag.

Samtalen är krypterade på vägen till och från servern. De är inte end-to-end-krypterade, eftersom servern måste kunna skicka dem vidare. Samtal spelas inte in och skrivs inte ut. Utanför röstkanaler sparas en rad om samtalet i konversationen: vem som startade det, vilka som var med och hur länge det pågick, eller att det var ett missat samtal.

I en iPhone visas inkommande samtal på telefonens egen samtalsskärm, och de kan dyka upp bland de senaste samtalen i appen Telefon, precis som samtal från andra appar.

Andra appar i telefonappen

Telefonappen kan öppna arbetsytans andra appar, som Alma eller Tida. De visas inuti Snacka, inloggade som du med en engångskod från er arbetsyta, så att du slipper logga in igen. Det är samma webbappar som du öppnar i en webbläsare, på samma server. Länkar som leder någon annanstans öppnas i telefonens webbläsare. I skrivbordsappen öppnas de andra apparna i egna fönster.

Förhandsvisning av länkar

När ett meddelande innehåller en länk hämtar er server sidans titel och bild för att visa en förhandsvisning. Appen hämtar sedan bilden direkt från den webbplatsen, som då ser din IP-adress, precis som om du hade öppnat länken.

Uppdateringar

Varje gång telefonappen startar frågar den Expo (USA) om det finns en uppdatering av appens kod. Expo ser telefonens IP-adress, appens version, ett slumpat id som Expos programvara skapar för installationen och, om appen kraschade förra gången, felmeddelandet från kraschen. Större uppdateringar kommer via App Store eller Google Play.

Skrivbordsappen frågar vår plattform efter uppdateringar när den startar och med några timmars mellanrum, och hämtar dem från GitHub (USA). Båda ser datorns IP-adress. Uppdateringarna är signerade, och appen installerar bara en uppdatering som vi har signerat.

Ingen spårning

Apparna innehåller inga verktyg för statistik, reklam eller spårning, och ingen egen kraschrapportering. Utöver det Expo ser när telefonappen letar efter uppdateringar är det bara er server som får veta något om hur appen körs: medan appen är ansluten vet servern vilken installation det är och vilken version den kör, så att den inte skickar en notis till en telefon som du använder just då.

Google Kalender i Alma

Alma är vår delade teamkalender. En medlem kan välja att koppla in sitt Google-konto, så att kalendern syns bredvid kollegornas och så att hen kan skapa och ändra händelser från Alma. Ingenting händer förrän hen godkänner det på Googles medgivandeskärm.

Vad Alma får tillgång till och sparar

Alma ber om kontots e-postadress och om att få läsa och skriva i dess kalendrar. Skrivrätten behövs för att skapa möten, flytta dem och svara på inbjudningar. Alma rör inte kontakter, e-post, filer eller något annat på Google-kontot.

För de kalendrar medlemmen väljer sparar Alma kalenderns namn och färg, kontots e-postadress och en kopia av händelserna från 90 dagar bakåt till ett år framåt: varje händelses titel, beskrivning, plats, start och slut, organisatör och gästlista med gästernas namn, e-postadresser och svar. Kalendrar som inte väljs sparas aldrig. Allt detta, också inloggningsnycklarna från Google, ligger på er egen arbetsyteserver, och nycklarna är krypterade där med en nyckel som aldrig lämnar servern. Under inloggningen passerar webbläsaren vår plattform ett ögonblick på väg tillbaka till er server; vi sparar ingenting från det.

Vad Alma skriver tillbaka till Google

Alma skriver bara i kalendrar som medlemmen har valt och som Google låter hen ändra i. Alma skapar, ändrar och tar bort händelser och svarar på inbjudningar när medlemmen gör det i Alma, och när en händelse har gäster ber Alma Google att skicka inbjudan till dem, precis som Google Kalender själv skulle göra.

Vilka andra som ser det

Kollegor i arbetsytan ser titlar och tider för händelserna i de kalendrar en medlem väljer att dela med teamet. Beskrivning, plats och gästlista visas bara för medlemmen själv. Varje medlem kan också prenumerera på teamkalendern från sin egen kalenderapp via en privat länk, som har samma titlar och tider med varje persons namn; företaget bakom den kalenderappen, till exempel Google eller Apple, hämtar den. En bokningssida som en medlem skickar till någon utanför arbetsytan visar bara de lediga tider medlemmen har erbjudit.

Att koppla bort

En medlem kan koppla bort Google i Almas inställningar när som helst. Alma ber då Google att dra tillbaka åtkomsten och raderar de sparade händelserna, kalendrarna och nycklarna direkt. Samma sak händer när personen tas bort från arbetsytan. Åtkomsten kan också dras tillbaka på myaccount.google.com/permissions; Alma kommer då inte längre åt kalendern, och kopplar man bort Google i Alma raderas kopian som redan finns.

Google API Services Limited Use

Nordkastells användning och överföring till andra appar av information som tas emot från Googles API:er följer Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på begränsad användning (Limited Use). Uppgifter från Google används bara för de kalenderfunktioner medlemmen kopplade in kontot för. De säljs aldrig, används aldrig för reklam, används aldrig för att utveckla, förbättra eller träna generella AI- och/eller ML-modeller, och delas inte med någon utom när det behövs för de funktionerna, av säkerhetsskäl eller när lagen kräver det. Ingen hos Nordkastell läser dem, om inte medlemmen ber oss om det eller säkerhet eller lag kräver det.

Andra företag som är inblandade

De här hjälper oss att driva varje arbetsyta:

Hostup (Sverige): Driver servrarna som arbetsytorna ligger på.
deSEC (Tyskland): DNS, som pekar din arbetsytas adresser mot din server.
Let's Encrypt (USA): Utfärdar certifikaten som gör anslutningen till din arbetsyta säker.
Loopia (Sverige): Skickar e-posten från vår plattform och från er arbetsyta, till exempel inloggningslänkar, lösenordsåterställningar, inbjudningar och Almas mötesinbjudningar. Varje meddelande går via vår plattform, som inte sparar det.
GitHub (USA): Lagrar programvaran för apparna, som din server hämtar när en app installeras eller uppdateras, och skrivbordsappens nedladdningar och uppdateringar.
En europeisk betalleverantör: Tar betalt när faktureringen kommer igång. Vi namnger leverantören här innan dess. Kortuppgifter går till leverantören och aldrig till oss.

De här får ingenting förrän någon i ert team väljer att använda funktionen bakom dem:

Apple (USA / EU) och Google (USA / EU): Levererar notiser till telefoner med appen Snacka. Vad notiserna innehåller står under notiser i telefonen ovan.
Expo (USA): Levererar uppdateringar till mobilappen Snacka, för den som installerar den. Vad Expo ser står under Snacka-apparna ovan.
Anthropic (USA) eller OpenAI (USA): Kör AI-funktionerna när er arbetsyta kopplar in ett AI-konto. Vad som skickas står under AI-funktioner ovan.
Google, iCloud eller en annan kalenderserver: När någon kopplar sin kalender till Alma.
Er egen e-postserver: När ni sätter upp en e-postassistent i AI-appen.
GitHub (USA): När arbetsytan kopplar ett kodförråd, eller när någon loggar in på sitt kundkonto med GitHub.
Google (USA / EU): När någon loggar in på sitt kundkonto med Google.
Slack (USA): Bara medan en import från Slack som ni själva har startat pågår.

Hur länge vi sparar uppgifter

Arbetsytans uppgifter finns kvar så länge ni behåller dem. Ni bestämmer vad som raderas, och vi tömmer aldrig en servers diskar utan att fråga er först.

Ditt kundkonto och dina fakturor sparas så länge du är kund.

Ansökningar om tidig tillgång: Hör av dig så raderar vi din.

Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) kan du be oss om en kopia av dina personuppgifter, att rätta dem, att radera dem (där vi inte är skyldiga att spara dem), att få dem i ett maskinläsbart format, att begränsa hur vi använder dem medan en fråga om dem utreds och att sluta med behandling vi grundar på vårt berättigade intresse. Vi svarar inom en månad. Du kan också klaga hos tillsynsmyndigheten, som i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Gäller det uppgifter i en arbetsyta skickar du begäran till organisationen som driver den, eftersom de är personuppgiftsansvariga. Vi hjälper dem att svara. Hur den som använder Snacka ber om att få sitt konto och sina uppgifter borttagna står på sidan om att radera ditt konto.

Säkerhet

All trafik är krypterad, med certifikat som förnyas automatiskt.
Vår personal loggar in på servrar bara med nyckel, aldrig med lösenord, och upprepade misslyckade försök blockeras.
Serverns operativsystem får säkerhetsuppdateringar automatiskt.
Efter varje appuppdatering kontrollerar vi att appen mår bra, och lägger tillbaka den tidigare versionen om den inte gör det.

Har du hittat en säkerhetsbrist? På vår säkerhetssida står det hur du rapporterar den.

Överföringar utanför EES

Arbetsytans uppgifter stannar där servern står, och i dag är det alltid Sverige. Några tjänster vi använder finns i USA: certifikaten, app- och skrivbordsnedladdningar från GitHub, och de funktioner ert team själva väljer att slå på, som notiser i telefonen eller en AI-leverantör. När uppgifter lämnar EES sker det med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller ett beslut om adekvat skyddsnivå.

Ändringar och kontakt

Vi uppdaterar sidan när produkten ändras, och datumet högst upp visar när. Påverkar en ändring väsentligt hur vi hanterar dina uppgifter säger vi till.

Frågor, eller en begäran om dina rättigheter: privacy@nordkastell.se.